Roles en la gestión de la documentación:
quién tiene que hacer qué

REDACCIÓN tÉCNICA

Verónica Soares

Marketing Manager

En el complejo entramado del sector B2B industrial, la gestión documental se erige como un pilar fundamental para garantizar la eficiencia y calidad en la creación y manejo de documentación técnica. En este escenario, la elección de un sistema de gestión y creación de contenidos técnicos (CCMS) se vuelve crucial. En las próximas líneas, exploraremos qué implica realmente la gestión documental, destacando las ventajas y beneficios de adoptar un CCMS para mantener bajo control la documentación técnica. ¡Sigue leyendo para no perderte nada!

CCMS: Un vistazo integral

La gestión documental, en su esencia, se refiere al proceso de crear, organizar, almacenar y distribuir información de manera eficiente. En el sector industrial B2B, donde la documentación técnica juega un papel vital, la gestión adecuada se traduce en ventajas palpables en términos de costos y calidad. Aquí detallamos algunas de las principales:

Roles dentro de empresas fabricantes a los que les afecta la calidad de la documentación técnica

Dentro de una compañía es importante entender qué tipo de roles desempeñan los distintos profesionales, ya que, involucrándolos y haciéndoles partícipes de la conversación, podremos tener claros ciertos aspectos y matices que nos permitirán definir un modelo de gestión documental exitoso.

Responsable de documentación:

Este artífice de la calidad en la documentación técnica lidera la carga, garantizando procesos eficientes y resultados de primera categoría. Su habilidad para coordinar equipos y alinear objetivos es esencial para el éxito del sistema.

Dirección:

La alta dirección, ávida de cumplir plazos y eficiencia, encuentra en la gestión documental un aliado estratégico. Un manual técnico bien planificado no solo no retrasa lanzamientos, sino que mejora la experiencia de usuario, contribuyendo al éxito del plan «go to market».

Departamento de marketing:

El guardián de la marca, el responsable de marketing, se asegura de que la documentación técnica hable el idioma de la marca. La consistencia en el estilo de comunicación y la identidad visual son sus prioridades, contribuyendo así a una imagen de marca coherente.

Director técnico:

Este estratega busca un modelo de gestión estandarizado que reduzca plazos, costos y problemas. La implementación de herramientas colaborativas, como el soporte colaborativo, puede acelerar la creación de manuales en un 70%, una ganancia tangible para el éxito del producto.

Servicio técnico:

Un buen manual técnico es el aliado perfectoun aliado invaluable para el servicio técnico, evitando consultas por malentendidos y proporcionando una herramienta unificada para resolver problemas. La accesibilidad digital facilita el acceso y la actualización constante.

Calidad:

El responsable de calidad, vigilante de normativas y seguridad, encuentra en la documentación técnica un elemento clave para evitar problemas en inspecciones y garantizar la conformidad con la legislación aplicable.

Geminys como tu aliado en gestión documental

En este complejo entramado de responsabilidades, cada rol desempeña una función única pero interconectada, contribuyendo al tejido global de la excelencia como gestor  documental. La elección sabia de un socio en este viaje, como GEMINYS, ingeniería de soporte documental, puede ser la clave para llevar esta gestión al siguiente nivel.

En el intrincado mundo de la fabricación industrial, ser gestor documental no es simplemente un detalle operativo, sino un componente esencial para la calidad y eficiencia. Al reconocer la importancia de cada rol en este proceso, las empresas pueden asegurarse de que la documentación técnica sea un activo en lugar de un obstáculo. En este viaje, contar con un partner de confianza como GEMINYS puede marcar la diferencia.

 GEMINYS no es simplemente un proveedor de soluciones de CCMS; es un socio estratégico que trae consigo más de dos décadas de experiencia sólida en la gestión del conocimiento en empresas fabricantes del sector industrial. Su profundo conocimiento abarca todos los aspectos del ciclo de vida del producto, desde la fase inicial de Bid writing, donde la empresa se juega su entrada al mercado, hasta las etapas cruciales de fabricación, montaje e instalación, donde la precisión y la coherencia en la documentación técnica son fundamentales.

Sin embargo, GEMINYS va más allá, extendiendo su experiencia a las fases de operación y mantenimiento, reconociendo que la gestión del conocimiento no termina con la entrega del producto, sino que se extiende a lo largo de toda su vida útil. Su enfoque integral se refleja en la capacidad de ofrecer soluciones que respaldan eficazmente la formación y el reciclaje, asegurando que los usuarios estén equipados con la información más actualizada y relevante en cada etapa.

En nuestra compañía o solo proporcionamos herramientas avanzadas de software de gestión de documentos o contenidos técnicos; sino que nos convertimos en un guía experimentada en el laberinto de la información industrial, ofreciendo no solo tecnología de vanguardia sino también una profunda comprensión de los desafíos específicos que enfrentan las empresas en cada fase del ciclo de vida del producto. 

Al elegir a GEMINYS como socio, las empresas no solo adoptan un CCMS, sino que abrazan una filosofía arraigada en la excelencia continua, una filosofía respaldada por dos décadas de liderazgo y experiencia inquebrantable. En resumen, GEMINYS no solo proporciona soluciones; ofrece una hoja de ruta para la excelencia en la gestión del conocimiento en el sector industrial B2B.

Scroll al inicio