GEMSYS NUESTRO GESTOR DOCUMENTAL

Las principales claves:

  • Gestión:

    Es un gestor documental totalmente configurable que permite llevar el control de trazabilidad de todos los cambios realizados en los documentos, así como que permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

  • Edición:

    Incluye un editor XML, esto significa que no es necesaria la utilización de softwares externos a Gemsys. La utilización del formato XML permite llevar una trazabilidad total por elementos de documento (párrafos, figuras, tablas, etc), hacer comentarios, incluir links a otros documentos dentro de Gemsys o documentos externos.

  • API/REST:

    Incluye una API/REST que permite la integración con otros sistemas. Esta integración es bidireccional, es decir, mostrar información de aplicaciones externas o enviar información a otras aplicaciones. Ejemplo: Deepl, Microsoft 365, etc.

¿Qué es Gemsys?

Es una aplicación alojada en la nube, se accede a través de un navegador y es necesario tener acceso mediante un nombre de usuario y una contraseña. Permite activar doble factor de autenticación.

Permite llevar la gestión completa de la documentación de proyectos y/o procedimientos. Se configura según los requisitos de la empresa de manera que se pueda gestionar todo tipo de documentos, vídeos, instrucciones de mantenimiento, etc.

No es necesario el uso de software de terceros para desarrollar la documentación, incorpora un editor XML donde de una manera muy amigable se pueden crear todo tipo de documentos.

Gestión documental

  • Gestión de documentos: Creación de documentos y carpetas con diferentes métodos.
  • Estructuras de proyecto: Permite tener una estructura preconfigurada para poder crear todos los proyectos siempre con dicha estructura automáticamente.
  • Gestión de usuarios: Solo lo pueden realizar aquellos usuarios con un permiso especial.
  • Búsqueda avanzada: De una manera rápida y sencilla se puede encontrar cualquier documento que esté en Gemsys mediante esta funcionalidad.
  • Notificaciones: Se reciben tanto por email como dentro de Gemsys. 
  • Workflows y comentarios: Hay que definir los flujos de trabajo que van a seguir los documentos hasta ser aprobados oficialmente.
  • Panel de Control: Los usuarios con permisos de Administración tienen acceso a funcionalidades avanzadas.

Edición y Creación de documentos

  • Editor XML: Dispone de un editor XML integrado.
  • Conversión a formatos: Al guardar internamente los documentos en formato XML, el sistema permite la conversión del contenido en distintos formatos (Microsoft Word, PDF, DITA, etc.) según la plantilla de estilo definida.
  • Plantillas personalizables: Las plantillas se pueden personalizar según requerimientos de cliente.
  • Gestión de traducciones: Mediante Gemsys se pueden gestionar las traducciones de los documentos. Al ser formato XML, el fichero es único, es decir, están integradas en el mismo fichero todas las traducciones con lo que la trazabilidad es total.

Integraciones

Integraciones con otros sistemas:

  • API/REST que permite una integración bidireccional con otros sistemas.
  • Integración con traducciones automáticas (Deepl).
  • Integración de login con Microsoft 365.
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