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15 fallos en la gestión de tu documentación y sus posibles causas
Verónica Soares
Marketing Manager
Si eres como la mayoría de las personas, es probable que hayas experimentado algún tipo de fallo o contratiempo al tratar con tus documentos, ya sea en tu vida personal o en el ámbito laboral.
En este post, señalaremos los 15 fallos más comunes en la gestión de la documentación técnica en el sector industrial y, lo más importante, os daremos algunas pistas sobre sus posibles causas. Desde la pérdida de archivos importantes hasta la desorganización crónica. Hemos recopilado una lista completa de los errores que podrías estar cometiendo sin darte cuenta, así como conocimientos valiosos y estrategias para evitar estos fallos en el futuro.
¿Qué es la documentación técnica industrial?
La documentación técnica industrial es el conjunto de documentos que recopila información detallada sobre equipos, maquinarias y sistemas. Es como un tesoro de conocimiento que nos permite comprender a fondo el funcionamiento, la instalación, el mantenimiento y la reparación de estos activos tan importantes.
Imagina por un momento tener una máquina de alta complejidad en tus manos y no tener ni la más mínima idea de cómo utilizarla correctamente o cómo solucionar problemas que puedan surgir. ¡Sería un verdadero dolor de cabeza! Pero ahí es donde entra en juego la documentación técnica industrial, brindándonos manuales de usuario, de instrucciones, de mantenimiento, guías de instalación, diagramas técnicos, listas de repuestos y otros recursos valiosos.
Pero esto no es solo un montón de papeles aburridos y llenos de terminología técnica. No, no. La documentación técnica industrial es mucho más que eso. Es una herramienta estratégica que mejora la eficiencia y la productividad de las empresas. Proporciona una base sólida para la formación del personal, facilita la comunicación entre los equipos de trabajo y garantiza la seguridad en el entorno industrial.
Imagina el impacto positivo que tiene contar con una documentación técnica clara y completa. Se reducen los tiempos de inactividad, se minimizan los errores en el manejo de equipos y se optimiza el mantenimiento preventivo. Además, los procesos de auditoría y certificación se vuelven mucho más sencillos y se mejora la calidad de los productos y servicios que se ofrecen.
En resumen, la documentación técnica industrial es como el GPS de la industria. Nos guía en cada paso del camino, nos proporciona información vital y nos asegura el éxito en un mundo tan exigente y competitivo como el nuestro.
La importancia de gestionar la documentación técnica
¿Alguna vez te has preguntado por qué es tan importante gestionar la documentación técnica de manera correcta y eficiente? Quizá lo sufras en tu empresa si eres el responsable de documentación, o de calidad, o del servicio técnico o de marketing. Afecta a varios profesionales de cualquier empresa fabricante.
Y es que, la gestión adecuada de la documentación técnica es como el ingrediente secreto que impulsa el funcionamiento suave y eficiente de cualquier empresa. Imagina un escenario en el que los documentos importantes están desorganizados, se pierden o no se actualizan correctamente. ¡Es un caos! Pero cuando se gestiona de manera adecuada, la documentación técnica se convierte en el cimiento sólido sobre el cual se construye el éxito.
La eficiente gestión de la documentación técnica tiene numerosos beneficios. En primer lugar, garantiza la seguridad y la conformidad con las normas y regulaciones del sector. Al contar con manuales de usuario actualizados, instrucciones de seguridad y otros documentos relevantes, se reduce el riesgo de accidentes y se cumple con los estándares requeridos.
Además, una correcta gestión de la documentación técnica mejora la productividad y la eficiencia. Al tener acceso rápido y fácil a los documentos necesarios, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más efectiva y sin retrasos innecesarios. Se evita la pérdida de tiempo buscando información clave y se optimizan los procesos de trabajo.
Otro aspecto importante es la calidad de los productos y servicios. Una documentación técnica bien gestionada proporciona las directrices claras y precisas para garantizar la consistencia en la producción, la instalación y el mantenimiento de los productos. Esto se traduce en un aumento en la satisfacción del cliente y en la reputación de la empresa.
Y no podemos olvidar la importancia de la documentación técnica como recurso de formación. Al tener manuales detallados y material de capacitación adecuado, se facilita el proceso de aprendizaje para los nuevos empleados y se asegura que todos los miembros del equipo estén alineados en cuanto a los procedimientos y estándares de calidad.
Síntomas de que no estamos siendo eficientes con la gestión de la documentación
Como ya hemos comentado, el primer síntoma de una gestión ineficiente de la documentación es la desorganización. Si te encuentras con un montón de archivos desordenados, sin una estructura clara ni un sistema de etiquetado adecuado, es probable que estés perdiendo un tiempo valioso tratando de encontrar la información que necesitas. ¡Y eso no es nada eficiente!
Otro síntoma común es la falta de actualización de los documentos. Si tienes versiones desactualizadas de manuales, instrucciones o políticas internas, corres el riesgo de tomar decisiones basadas en información obsoleta. Esto puede llevar a errores, retrabajos y, en última instancia, a una disminución de la eficiencia y la calidad del trabajo realizado.
La duplicación de documentos también es un síntoma claro de una mala gestión documental. Si te encuentras con múltiples copias de un mismo archivo en diferentes ubicaciones, es probable que estés desperdiciando espacio de almacenamiento y generando confusión entre los miembros del equipo. Además, la falta de control sobre las versiones puede llevar a situaciones caóticas y a la pérdida de información importante.
La dificultad para acceder a la información es otro síntoma que indica una gestión deficiente de la documentación. Si te encuentras buscando durante horas un documento específico o si los empleados tienen dificultades para encontrar los recursos necesarios, es evidente que se está perdiendo tiempo y se está frenando la productividad. La información debe estar al alcance de todos de manera rápida y sencilla.
Y finalmente, la falta de seguimiento y control es un síntoma clave de una mala gestión documental. Si no hay un sistema establecido para rastrear los cambios, las revisiones o las actualizaciones de los documentos, es difícil mantener un control sobre el flujo de información y garantizar que todos estén trabajando con la versión correcta. Esto puede llevar a errores y confusiones que perjudican la eficiencia general de la empresa.
Aquí tienes 15 fallos en la gestión de tu documentación y sus posibles causas
1.- No sabemos si cumplimos la legalidad
Falta de conocimiento o recursos especializados. ¿A quién acudimos para confirmarlo? Debemos buscar un partner profesional que te garantice, al menos, esto.
2.- Nos limitamos únicamente a cubrir la legalidad
Recursos limitados destinados a los manuales: no das para más. Cuidado con trasladar el problema a otras fases de la experiencia de cliente (malos usos, configuraciones erróneas, atención al cliente), que cuestan dinero y provocan pérdida de clientes.
3.- No cumplimos con la estructura que indica la normativa
Falta de tiempo o recursos especializados que la conozcan. Falta de estándar de calidad o supervisión en el manual.
4.- Falta de trazabilidad de versiones y confusión. Pérdida de tiempo y baja calidad.
Proceso mal definido, contenido sin modularizar. Falta de herramientas que ayuden al trabajo colaborativo (software, procesos de revisión, estandarización, planificación en cascada de versiones…).
5.- Demasiado contenido (confusión para el usuario + demasiada información que puede acabar en manos de la competencia)
Redacta la persona que ha diseñado la máquina. Todo le parece importante.
6.- Ilustraciones que dificultan la comprensión
Poca inversión en recursos de diseño.
7.- Documentación genérica (para varios modelos con los que el usuario debe buscar entre muchas información
No hay tiempo de crear versiones específicas, el contenido no es modular, por lo que realizar versiones supone demasiado esfuerzo.
8.- No orientada a usuario
No se ha hecho una reflexión sobre el receptor del manual: lenguaje, expectativas, nivel de conocimiento técnico, lugar en el que utilizará los manuales.
9.- Traducciones de mala calidad
No se invierte en traducciones profesionales. Falta de enfoque en el receptor. Se suele pensar que así se ahorra dinero pero es causa de malentendidos para el usuario. Por ejemplo, en el caso de que haya segundas traducciones basadas en una primera mediocre, los traductores entran en el terreno de la interpretación y aumentan los errores.
10.- Alta partida en traducciones en relación con la extensión de la documentación
No existe modularización o fragmentación del contenido ni sistema de gestión de traducciones, por lo que se envían los mismos textos una y otra vez a traducir.
11.- Sensación de que te dedicas mucho tiempo a la elaboración de la documentación
Los perfiles que se están encargando no son los que deberían hacerlo: por ejemplo: diseñadores /marketing, que dedican mucho tiempo a esto, deja de hacer aquello para lo que eres bueno y para lo que te han contratado.
12.- Cuando hay rotación se “pierde” el proceso y el contenido y el conocimiento se desorganiza
No estás realizando una correcta gestión del conocimiento: el know-how se va con la persona o se queda disperso en la empresa.
13.- Retraso en cobros de cliente por no entregar la documentación acordada a tiempo
Los plazos para la entrega de productos son ajustados y tu modelo de gestión no permite planificar picos de trabajo (volumen).
14.- Distinto nivel de calidad entre el producto que se entrega y su documentación
Inviertes recursos en innovación, tecnología del producto/máquina pero no en la documentación, con lo que la imagen global queda inconsistente. Falta educación y visión global de experiencia de cliente: de visión product-centric a visión user-centric (la experiencia cubre más puntos de contacto, además del producto, como la documentación, que puede llegar a ser crítica.
15.- Reclamaciones de cliente por mal funcionamiento o fallos
La documentación es poco intuitiva y no facilita el uso, instalación o mantenimiento correcto. Calidad de documentación por debajo de lo necesario.
Geminys como tu aliado en gestión documental
Espero que esta reflexión te haya inspirado a ver la documentación desde una perspectiva más amplia y estratégica y te haya ayudado a identificar los síntomas de una mala gestión documental. Pero lo más importante es que te haya motivado a tomar medidas para mejorar.
Geminys es una ingeniería de soporte documental para todo el ciclo de vida del producto que lleva más de 24 años acompañando a empresas industriales de distintos sectores. Y estamos aquí para ayudarte a alcanzar la excelencia con tu documentación técnica.
Si tienes alguna pregunta o necesidad no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
