Redacción técnica digitalización

Externalización de manuales técnicos

Evaluar tus necesidades y escoger el modelo de creación de manuales técnicos adecuado para cada momento puede ayudarte tanto si ya estás en marcha como si vas a crear tu primera documentación.

Puede que en algunos momentos, por carga de trabajo, no puedas dedicar el tiempo necesario a la preparación de la documentación, o que se esté dedicando demasiado tiempo en la dirección incorrecta. Sea cual sea tu caso, puede que encuentres la solución de externalización de manuales técnicos que más te convenga en cada momento.

  1. Formación. Se solicita recibir formación específica para desarrollar o gestionar de forma autónoma la documentación de tu empresa. Es clave contar con un equipo interno formado para poder ser eficiente.
  1. Primer manual. Implica la creación y diseño de un primer manual que sirve de modelo para los siguientes. Se suele combinar con formación, para contar internamente con una base óptima y capacidades de gestión y
    crecimiento.
  1. Acuerdo por proyecto. Se solicita a un partner externo el desarrollo de la documentación específica de un proyecto (máquina o producto).
  1. Acuerdo multidisciplinar. Se solicita la colaboración de un redactor técnico profesional para que te ayude con múltiples problemáticas documentales (la estructura, consultoría, directivas, digitalización, diseño, especificaciones…)
  1. Acuerdo marco de colaboración. Se trata de un acuerdo que va más allá de un proyecto, normalmente renovable cada uno o dos años, para crear y mantener parte o toda la documentación.
  1. Software de creación de documentación técnica. Adquiere licencias de software de gestión de la documentación técnica colaborativa para agilizar el trabajo de tu equipo interno.
  1. Consultoría de apoyo a la explotación del software. Complementa la compra de software con un acompañamiento en la explotación del mismo a través de formación personalizada y soporte.
Sin un modelo de gestión de la documentación técnica adecuado a tu negocio y recursos, es posible que se acabe trabajando sobre un modelo reactivo que suponga un sobreesfuerzo constante.

Por supuesto cada proyecto es único y puede necesitar un mix de estos servicios en diferentes fases. Algo que suele hacerse muy a menudo es utilizar el modelo implant, en el que una consultora especializada en gestión documental pone a tu disposición un profesional que trabaja inhouse para conseguir tus objetivos de documentación técnica. Es especialmente habitual en los siguientes casos:

  • Proyectos con máquinas muy complejas y con excesivo celo por la protección del I+D.
  • Fases iniciales de grandes proyectos donde se requiere una dedicación total de un profesional, y en los que luego
    se prevé que la dedicación puede reducirse y combinarse con apoyo externo.

Además del acceso a todos estos servicios profesionales sin cargo a la estructura interna, contar con un partner especializado en gestión documental aporta al proyecto una visión nueva y objetiva de tu producto. Es muy probable que te ayude a ver cosas que a lo mejor no ves en tu día a día, a enfocarte más en el cliente o usuario final ya que no está «contaminado» por el producto y conoce las diferentes tendencias y novedades en gestión documental.

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