Por qué calcular el volumen y recurrencia
de tus necesidades de documentación es clave

REDACCIÓN tÉCNICA

Verónica Soares

Marketing Manager

Si eres parte de este vertiginoso mundo, sabes que la gestión documental es la brújula que guía nuestras operaciones. En este post, nos sumergiremos en la esencia de tu día a día, explorando por qué calcular el volumen y la recurrencia de tus necesidades de documentación es la clave para desbloquear la eficiencia. Así que, si te encuentras inmerso en manuales técnicos, registros de producción y desafíos industriales, este es tu boleto para optimizar tu juego documental y llevar tu empresa al siguiente nivel.

Las claves de la eficiencia en gestión documental

En el vertiginoso entorno industrial, la gestión documental eficiente es el motor que impulsa la maquinaria del éxito. La búsqueda constante de la mejor calidad al menor coste posible, sin perder ni un segundo en el tiempo, es la esencia de la eficiencia. Imagina tu sistema de gestión documental como la cadena de producción de una fábrica: cada paso debe ser preciso, rápido y rentable. Aquí es donde entran en juego las claves para optimizar tu gestión documental.

¿Cómo marcar un sistema de recursos para la empresa?

Para esculpir un sistema de recursos que se ajuste como un guante a las necesidades de tu empresa, debemos comprender dos factores cruciales: volumen y recurrencia.

Volumen

En el ámbito industrial, el volumen documental puede ser abrumador. Desde manuales técnicos hasta registros de producción, el volumen es el pulso que determina la capacidad de tu sistema de gestión documental. ¿Estás lidiando con un flujo constante o enfrentas picos en momentos específicos? Conocer el volumen te permite asignar recursos de manera eficiente y evitar cuellos de botella.

Recurrencia

En un sector donde la precisión y la consistencia son fundamentales, la recurrencia de las necesidades documentales es un factor clave. ¿Necesitas acceder o actualizar ciertos documentos de manera constante o en momentos específicos? Ajustar tu sistema para satisfacer estas demandas recurrentes es esencial para mantener la eficiencia.

Matriz para una gestión documental correcta

¿Te has preguntado qué significa cada cuadrante? Vamos a iluminar esos rincones y desglosar las claves para entender y aprovechar al máximo esta matriz. Esta imagen, representada visualmente con un gráfico de volumen-recurrencia, clasifica tus necesidades en cuatro cuadrantes distintos.

3 claves sobre la matriz volumen-recurrencia para gestión documental

Modelo interno: Potenciando la maquinaria interna con herramientas externas

El Modelo Interno no excluye la colaboración externa; más bien, se trata de la ejecución y mantenimiento internos, respaldados por herramientas y software especializado. Aunque la operación principal se realiza internamente, las herramientas colaborativas y el despliegue de documentación al cliente final pueden beneficiarse de tecnologías externas. La colaboración con consultores externos y la formación constante son piezas clave para perfeccionar los procesos internos, ampliar el conocimiento y, en última instancia, mejorar los resultados. Este modelo combina lo mejor de ambos mundos, aprovechando las ventajas internas y externas para optimizar la gestión documental.

Calcula el volumen y recurrencia de tus necesidades de documentación

Modelo externo: Externalización con visión estratégica

El Modelo Externo es como tener un aliado estratégico en la gestión documental industrial. Aquí, se externaliza la ejecución de la documentación sin perder el control. El equipo mantiene la gestión del conocimiento internamente, documentada y organizada para resistir los cambios organizacionales. Este enfoque asegura que la información sea un activo protegido, resistente ante cambios en el personal o modificaciones en los partners. Además, contar con un socio externo aporta una perspectiva fresca. En ocasiones, aquellos inmersos en el producto pueden tener dificultades para simplificar y redactar pensando en el usuario final. Un partner externo ofrece una visión objetiva y centrada en la experiencia del usuario.

Calcular el volumen y recurrencia de tus necesiades de documentación

Previsión: Adelantándose a las necesidades

No esperes a que los picos de trabajo te sorprendan. La previsión es la clave para mantener la estabilidad en la gestión documental. No se trata solo de reaccionar ante las demandas crecientes, sino de anticiparse a ellas. Identificar socios externos, trabajar en el desarrollo de relaciones sólidas y asegurarse de que la maquinaria esté bien «engrasada» antes de enfrentar picos de trabajo son estrategias inteligentes. No esperes a «sufrir» el aumento de trabajo; prepárate con anticipación, establece conexiones sólidas y aborda los desafíos documentales con confianza y eficiencia.

En el ajetreado mundo industrial, cada segundo cuenta. Contar con un socio experto como GEMINYS, especializado en sistemas de gestión documental para el sector industrial, es como tener un ingeniero maestro supervisando tu línea de producción documental. La experiencia y la dedicación de GEMINYS te proporcionarán la tranquilidad necesaria para concentrarte en lo que mejor haces: impulsar la innovación y el crecimiento en tu empresa.

¿En qué cuadrante está tu empresa?

En conclusión, en el sector industrial, donde la precisión y la eficiencia son moneda corriente, calcular el volumen y la recurrencia de tus necesidades de documentación es más que clave, es esencial para el éxito continuo. Así que equipa tu empresa con la mejor estrategia de gestión documental y elige a GEMINYS como tu socio de confianza en este viaje hacia la excelencia. ¡Hasta la próxima entrega, donde exploraremos más profundamente las sinergias entre la tecnología y la gestión documental industrial!

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